Особенности деловой переписки

Особенности деловой переписки

Деловая переписка – это важная составляющая любых переговорных процессов. Важный момент, это способность соблюдать нормы этикета с целью установить контакт и договориться. Правильная переписка дает человеку понять о том, какой вы или ваша фирма. Это поможет наладить общение и перейти к сотрудничеству. На сегодняшний день письменный вариант взаимодействия является одним из наиболее популярных инструментов в деловой среде.

Чем грамотнее человек способен общаться, тем лучше мнение о компании возникает у собеседника, растет доверие, что положительно сказывается на бизнесе. Существуют также новые правила деловой переписки, которые можно посмотреть здесь. Отличие делового общения от обычного заключается в том, что не используется сленг, а стиль общения должен быть нейтральным.

Обратите внимание! Письмо должно передавать вкратце всю необходимую точную информацию. Деловая переписка настолько важна, что некоторые организации направляют своих сотрудников на специальные курсы, чтобы освоить деловой этикет.

Плюсы деловой переписки

Новые правила деловой переписки для успешных переговоров

У деловой переписки есть ряд положительных моментов:

  • информация хранится на носителе, а при необходимости ее можно предъявить, как факт;
  • можно отправить одно и то же сообщение нескольким людям;
  • в переписке можно передать конфиденциальную информацию;
  • дает возможность четкого повествования с последующим принятием решений;
  • переписка может служить способом установления межличностных и деловых отношений;
  • В письменной форме можно сохранить любую информацию и прочитать ее в любой момент.

Правила переписки

Так, как большинство людей выражают свои мысли, для деловой переписки не подходит. Обязательно должна соблюдаться грамотность и компетенция специалиста. При переписке можно пользоваться следующими правилами:

  1. Употребляйте только те слова, значение которых вы знаете. Если нет, можно поискать расшифровку слова на просторах интернета.
  2. Не следует применять слишком заумные термины. Возможно, получатель письма не обладает столь высоким словарным запасом. Поэтому писать нужно писать так, чтобы было комфортно собеседнику, или объяснять значение того или иного термина.
  3. Предложения должны быть без сложных деепричастных оборотов, которые хорошо смотрятся в художественной литературе.
  4. Набирать текст лучше в вордовском документе, прочитать, отредактировать, а только потом отсылать. Это связано с тем что на телефоне есть Т9, который может искажать содержание письма. Перед отправкой прочитайте письмо и подкорректируйте. Проследите, есть ли логика в сообщении, исправьте ошибки.

Как оформить

Ранее официальные письма оформляли по определенным правилам. Однако на сегодняшний день, когда общение происходит в мессенджерах в онлайн-режиме, этих правил можно не придерживаться. Голосовые сообщения и стремление позвонить партнеру считается дурным тоном. Но границы официальности могут пропадать, если вы сотрудничаете уже длительное время.

admin

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *